El tiempo es oro: cómo organizar tu agenda para ser más productivo

Volver a incorporarse al trabajo después del verano nunca es una tarea sencilla. El ambiente calmado de las vacaciones relaja nuestra mente, y recuperar el ritmo que exige nuestro empleo es una cuesta de septiembre particular, distinta a la cuesta de septiembre relacionada con el aspecto económico.

En el artículo de hoy en el blog de GranCasa os vamos a dar una serie de consejos para que podáis organizar mejor vuestro tiempo, y ser un poco más productivos. Sobre todo, durante el comienzo del otoño, que como ya hemos comentado, no es una época sencilla para nadie.

 

Tips para llegar a todo

 

  • Calendariza tu mes: lo mejor para este método es coger un folio en blanco, una regla y un bolígrafo, y dividirlo en una cuadrícula con días y semanas. En este primer calendario, lo que vas a anotar son los eventos y reuniones importantes: ferias, visitas de clientes, deadlines (vencimientos de plazos de entrega) viajes, etc. Este folio, colocado estratégicamente en la pared de tu despacho, te permitirá tener una visión global de tus citas a corto plazo. También te ayudará a dividir tu tiempo. Es muy sencillo de hacer y puede ser un buen comienzo en tu camino hacia una gestión más productiva de las jornadas laborales.

 

  • Lista de cosas importantes y de temas urgentes: los temas urgentes priorizan sobre las cosas importantes, porque se trata de asuntos que deben ser solucionados a muy corto plazo. Adjuntar una documentación faltante, enviar una firma escaneada, dar un poder, enviar stock tras un pedido a 24 horas, etc. Normalmente las cosas importantes tienen un periodo de maduración y se van desarrollando a lo largo de las semanas o los meses, hasta que llega algún momento clave: un examen para una oposición, la preparación de un juicio, una feria de comercio, una sesión de fotos para la nueva colección, etc.

El tiempo es oro: cómo organizar tu agenda para ser más productivo

La tecnología, un gran aliado

 

  • Alarmas y avisos en el teléfono: la tecnología de hoy nos permite guardar información en el teléfono móvil y olvidarnos de un asunto por completo hasta que el smartphone nos avise con su característico politono. Es en ese momento, cuando suena el teléfono, en el que debemos retomar el asunto que habíamos agendado. De esta forma, podremos ser mucho más productivos en los lapsos de tiempo intermedios, sin que nuestra mente vuelva constantemente al asunto en cuestión, porque ya lo hemos agendado en el calendario del teléfono.

 

  • Función Tiempo de uso u otras similares: sin ir más lejos, en los teléfonos iPhone, el usuario tiene a su disposición una función que permite restringir el uso de apps como los juegos y las redes sociales, para que le sea más fácil concentrarse en el trabajo o en los estudios. Si no estamos pendientes de ninguna llamada, también podemos optar por colocar el móvil en modo avión y guardarlo en el cajón. No verlo encima de la mesa nos ayudará a evitar caer en la tentación de consultar nuestro smartphone cada cinco minutos para ver si tenemos nuevas notificaciones.

 

  • Agendas como Beanant: Bartolomé Bañolas es un emprendedor afincado en Zaragoza que ha creado un método para organizar mejor el tiempo personal, familiar y laboral. En su página web puedes encontrar información útil sobre los sistemas de gestión del tiempo que han utilizado grandes personalidades. Por ejemplo, el estadista Eisenhower “Ike” que desarrolló una matriz para organizar sus ocupaciones, dividiéndolas también entre urgentes y no urgentes, importantes y no importantes. Un montón de información útil y una agenda para comenzar a “ser como una hormiguita”.

 

Hay muchos y variados métodos, pero lo más importante es encontrar uno que se adapte mejor a tus necesidades. Seguramente no hay un sistema infalible para todas las personas, ya que cada ser humano tiene su carácter, rasgos y matices que lo convierten en alguien diferente.

Encontrar la forma de ser más productivo es algo en lo que hay que invertir algo de tiempo, pero que merece mucho la pena. Eso se comprende cuando lo analizamos a posteriori, con el paso de los meses. Te recomendamos modificar los hábitos que te quitan tiempo productivo y planificar tu futuro a corto plazo para que consigas sacar lo mejor de ti.

El tiempo es oro: cómo organizar tu agenda para ser más productivo

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